学院档案如实记录了院系各个方面所取得的成果及师生员工的德、勤、技、绩，客观反映了院系的发展轨迹与规模，是院系开展教学评估、项目验收、专项检查等工作的重要基础、依据和凭证。为了夯实工作基础，提升档案管理水平，交通院邀请学校档案馆就学院档案工作进行交流。  6月6日上午十点，学校档案馆馆长乔硕功、副馆长周新宏一行7人来到交通学院，院综合办、学工办全体同志以及系（中心）、实验室代表参加了座谈会。

    会议首先由档案馆刘华英主任做了《中南大学二级学院档案工作初探》的报告。刘主任首先强调了高校学院档案工作的重要性。然后以交通院为例，就学院档案分类方案与分类体系，立卷与整理方法与流程做了详细的介绍。同时，就建立学院档案分室的管理体系提出一些构想和建议。接下来，档案馆向禹教授向大家介绍了“中南大学智慧数字档案馆”的建设和功能使用的情况。

    最后，双方就学院档案管理的模式和存在的问题、困难进行了广泛深入的交流。乔硕功馆长表示，中南大学学校层面的档案管理比较规范，档案数字化管理也已见成效，对学院档案管理的指导和监管相对薄弱。希望以此次交流为契机，加强交流与合作，帮助学院提高档案管理水平，从而推进整个学校档案工作上新台阶。贺志军书记对档案馆高度重视学院档案管理工作，并分享档案管理的宝贵经验表示感谢。他说，档案工作是一项基础工作，需要规范的管理制度和涉档人员具有高度责任感，尤其是我们管理人员要提高对档案工作重要性的认识，不断提升工作水平，使学院的各项工作和成果有据可查，有史可考，有据可依。