12月21日下午，三届一次“双代会”筹备工作领导小组在一办二会议室召开会议，讨论会议准备工作相关事宜。校领导徐慧、朱学红及其他领导小组成员参加了会议，会议由校工会副主席梁旭如主持。 
    梁副主席就双代会时间、议程，代表人数及结构，校领导参加分团讨论安排情况等事项进行了汇报，并对1月5日的预备会作了安排。他强调，领导小组必须在12月31日前完成筹备工作，尤其是会议的重要材料必须在预备会前制作完成。 
    会上，与会成员一致通过了两委委员（工会委员与工会经审委员）候选人建议名单、特邀代表和列席代表建议名单、主席团及秘书长建议名单，并对代表团组成及团长建议名单等进行了讨论。 
    根据会议日程表安排，此次双代会初定于1月13日至14日召开，包括正式会议、代表团讨论、团长汇报、大会选举、校工会委员会第一次会议、闭幕式等。会议共有代表369人参加，其中教学、科研一线工作人员代表占代表比例65.8%，女职工代表占代表的18.7%，青年教师代表（40岁以下）占代表7.6%。代表席还设置了18名特邀代表和12名列席代表，并在16个代表团外单独设置了10位离退休人员代表。